BOOG ICT

een E-mail account instellen in Microsoft Outlook Express

Klik op het tabblad Extra, daarna op Accounts

Je krijgt nu onderstaand scherm te zien:

Druk op de knop Toevoegen, en kies E-mail:

In dit scherm vul je je naam in. Hierna klik je op Volgende:

In dit scherm vul je je email adres in. Hierna klik je op Volgende:

Onderstaand scherm is voor iedereen anders.

INKOMENDE email moet worden < popmail.active24.com >

Ga naar je gebruikelijke mail account en copy - paste dat wat daar staat in UITGAANDE MAIL

Hierin vul je je accountnaam en password in.Beide zijn voor iedereen natuurlijk anders. Heb je per mail van me ontvangen.

Klik op voltooien om alles af te ronden:

Door op verzenden / ontvangen te klikken kijken we af alle instellingen goed zijn.

Geeft Outlook Express een fout aan, dan zul je dit moeten herstellen.

Bij stap 3 kiest nu niet Email, maar Eigenschappen (wel de account kiezen die je net hebt aangemaakt)

Bij algemeen kan je je gegevens aanpassen, maar hij zal hierop geen foutmelding geven

Als je het tabblad Servers aanklik kan je hier POP3 en SMTP / Accountnaam en Wachtwoord aanpassen.

Na het aanpassen op OK klikken en weer met verzenden en ontvangen proberen of de instellingen nu wel goed zijn.

Maak nu een test mail die je naar jezelf stuurt, je kan nu zien of het verzenden ook goed gaat.

Kom je er NIET uit bel me dan op 06 - 51 23 09 02.

Toevoegen van een e-mail account in Microsoft Outlook Express 5.0

1. Open Microsoft Outlook Express 5.0, klik “Extra” in de menu balk.

2. Klik op “toevoegen, vervolgens “e-mail”

3. Voer uw naam of bedrijfsnaam in. Dit zal ook de naam zijn die zal worden weergegeven als “afzender”. Klik op “volgende”.

4. Voer het te gebruiken e-mail adres in. Klik op “volgende”.

5. Selecteer “POP3” bij “Mijn inkomende mail server is een _____ server”.

Bij inkomende mail server voert u in “popmail.active24.com”, bij uitgaande mailserver voert u de SMTP server

van uw internetprovider in.

*Als uw internet provider deze niet ondersteunt kunt u gebruik maken van smtpmail.active24.com. Klik op “volgende”.

6. Voer uw e-mail adres in als account naam / gebruikersnaam, en uw wachtwoord (Onthoud wachtwoorden zijn hoofdletter

gevoelig.)

Klik op “voltooien”.

Wijzig de instellingen voor uw e-mail account

1. Selecteer “Extra” en vervolgens “Accounts”.

2. Selecteer de account die u wilt wijzigen door een keer met links te klikken. Klik nu op “Eigenschappen” deze staat rechts

weergegeven. Dit zal u een overzicht geven voor het geselecteerde e-mail account.

3. Kijk de informatie hier na en vul eventuele ontbrekende gegevens aan.

Kijk ook onder de Algemeen tabblad.

4. Selecteer servers en vul hier de informatie in voor de popmail.active24.com onder POP3, en SMTP zoals hierboven

genoemd. Vergeet niet hier voor smtpmail.active24.com, “deze server gebruikt een verificatie voor het verzenden van e-mail”

aan te vinken.

Specificeer hoe vaak Outlook kijkt voor nieuwe e-mail berichten

1. Start Microsoft Outlook Express en selecteer “Extra” en vervolgens “Opties”.

2. Klik op de “algemeen” tabblad. Onder de verzenden/ontvangen bericht optie kunt u op geven of Outlook automatisch gaat

kijken voor nieuwe berichten en hoe vaak uw e-mail wordt opgehaald.

BOOG-ICT tbv BOOGblad okt 2006

Ja, ook de BOOG kan niet meer zonder ICT: ledenadministratie, financiën, secretariaat, PR, E-mail, Internet en Websites. Hoe zouden we nog zonder de PC kunnen. Ongetwijfeld heeft u wel eens een bezoekje gebracht aan onze website www.BOOG-Nederland.nl. Breng dan ZEKER een bezoekje aan BOOG-Prikbord en BOOG-Agenda. En daar ziet ook verwijzingen naar de vacature- en databank op www.BOOG-Nederland.nl/BOOG-Bemiddeling voor wie op zoek is naar een nieuwe dirigent, semi-prof sopraan of decorstukken.

En ook voor de bij de BOOG aangesloten operette-, musical- en operagezelschappen is ICT onafwendbaar. Van de 150 gezelschappen heeft er nu een 130-tal een website. Een overzicht daarvan staat op de pagina BOOG-Gezelschappen. Wat velen daarvan zich niet voldoende beseffen is dat het hebben van een leuk uitziende website NIET voldoende is: men moet die site ook nog kunnen VINDEN in de chaos die Internet heet.

En dan graag NIET komen met “ als ik in GOOGLE <operette staphorst> intik staan we boven aan “, want zo werkt t niet… Nee, test eens objectief en tik alleen <operette> in. Staat je gezelschap NIET op de eerste 2 pagina’s – dus de eerste 20 zoek resultaten – dan heb je een probleem.

Om de 130 webmaster en hun besturen daarop te wijzen gaan we vanuit BOOG-ICT in de periode oktober / november alle websites evalueren aan de hand van een checklist. De beoordelingspunten staan op de site BOOG-Nederland. Wie goed uit de test komt zal ook zeker goed scoren op Internet. Met als gevolg meer naamsbekendheid, meer bezoekers, meer nieuwe leden en dus een gezondere vereniging, voortbestaan en continuïteit.

Voor wie niet goed uit de test komt: op www.Faya-WebDesign.nl staan uitgebreide handleidingen hoe dit WEL te bereiken. Want nogmaals: een leuke website heeft geen nut als niemand m kan vinden…

Vragen? Bel of mail me, Donald van Doesburg Oosterbaan, webmaster BOOG-Nederland, 06 – 51 23 09 02, donald@faya-webdesign.nl

Postmasterschap & E-mail :

communicatie, razendsnel, goedkoop, betrouwbaar en virusvrij

De PostMaster ( PM ) is de persoon die verantwoordelijk is voor een goede afhandeling van de e-mail, zowel inkomend als uitgaand, en verantwoordelijk voor 1> de continuïteit, 2> het taalgebruik, 3> het virusvrij zijn, 4> het SPAMvrij zijn en 5> de handhaving van de huisstijl.

De Continuiteit: zo mogelijk krijgt een bestuurslid een e-mailadres gebaseerd op zijn functie. Dus bijvoorbeeld secretaris@XXXXX.nl. Bij bestuurswisselingen gaat het e-mail adres mee naar de nieuwe functionaris. Indien er geen duidelijke functie is krijgt het bestuurslid zijn naam voor het @ teken. Elk bestuurslid is VERPLICHT om TENMISTE WEKELIJKS, maar liefst dagelijks, zijn mail te controleren. Alle functie en persoonsgerichte mail wordt tevens geforward naar de PostMaster. De PM leest en archiveert maar neemt geen actie. Indien een bestuurslid niet bereikbaar is of uitvalt door bijvoorbeeld ziekte, vakantie of computerproblemen dan zorgt de PM voor de opvolging van het bericht, zo mogelijk in overleg met de geadresseerde, zo nodig in overleg met de voorzitter.

Het taalgebruik: spreekt voor zich, normen en waarden, geen kwetsend taalgebruik, bij signalering van storend taalgebruik wordt dit aan de voorzitter gemeld en zo nodig in de volgende bestuursvergadering aan de orde gesteld.

Het virusvrij zijn: BOOG-ZuidHolland heeft daarvoor Norton Internet Security aangeschaft, inclusief onderhoudscontract. Een ieder die mailt MOET er voor zorgen dat hij VIRUSvrij is, MOET beschikken over een goede viruskiller, en MOET ten minste wekelijks nieuwe virusdefinities installeren. Virusbesmettingen MOETEN direct gemeld worden bij de Postmaster, NIET per mail maar telefonisch. Het mee sturen van attachments wordt ontraden, evenals het openen van ontvangen attachments! Hoe betrouwbaar de afzender ook lijkt te zijn! ( pas op voor SPOOFing! = fake afzenders die betrouwbaarlijk maar dat dus NIET zijn. Waarom stinken er zoveel goedgelovigen in afzenders als ABN-AMRO of Microsoft... Juist van geloofwaardige en betrouwbare namen wordt misbruik gemaakt! )

Binnenkomende SPAM wordt grotendeels onderschept door Norton voor de centraal geregelde mailadressen. Daarna handmatig door de PM. De BOOG doet zelf natuurlijk niet mee aan SPAM-verspreiding. Er is echter bewust gekozen voor opt-out in plaats van opt-in bij mailings aan BOOG-gezelschappen en zusterverenigingen. Er wordt een opt-out lijst bijgehouden voor diegenen die hier bezwaar tegen maken.

"Spam" is een merknaam uit de voedselbranche: het is ingeblikte ham, vergelijkbaar met het Nederlandse Smac (je weet wel, dat spul dat je moeder vroeger in dobbelsteentjes sneed en dan door de macaroni deed). Monthy Python maakte er in de jaren zeventig een hilarische sketch over: een echtpaar dat in een restaurant iets wilde eten, kon alles krijgen, mits met spam erin. Die twee connotaties - mechanisch geproduceerd en het wordt je door de strot geduwd - maken spam een perfecte metafoor voor ongevraagde massamail. Je zou spam ook heel goed "stortmail" kunnen noemen.

De handhaving van de huisstijl: het nakomen van de gemaakte afspraken gebruik e-mail briefhoofd, lettertype en grootte, afsluiter en ondertekening. Doel is het naar buiten uitstralen van eenheid en herkenbaarheid, die past binnen het kader van andere BOOG-ZH uitingen als website en de “normale” ( =papieren) brievenpost.

Indien de provider deze dienst biedt ( “catchall” ) beheert de PM de postbus voor niet-bezorgbare berichten en verwerkt deze berichten eventueel handmatig.

De PM beheert het emailadres Postmaster@XXXXX.nl. Volgens de internationale internetregels is dit e-mail adres verplicht voor elke website/internetaccount. Alle technische mededelingen ten aanzien van het webdomein komt op dit account binnen.

Taakomschrijving tbv HuisHoudelijk Reglement, uitgebreid

Zowel Wettelijk als Statutair is elke Vereniging en Stichting verplicht commissies reguleren. In het HuisHoudelijkReglement dient een taakomschrijving van de functies te worden vastgelegd en de diverse functionarissen dienen te worden benoemnd door de Algemene Ledenvergadering. Dit geldt niet alleen voor de KAScommissie, de KLEDINGcommissie maar ook voor de Commissie I.C.T.

De Commissie I.C.T. beslaat VIER FUNCTIES. Advies om deze vier functies door tenminste twee personen - LIEFST MEER ! - te laten vervullen. Deze functies zijn : Bestuurscontact, WebMaster, Postmaster, Contentmanager.

Bestuurscontact - is lid van het bestuur van het gezelschap

Is intermediar tussen bestuur / vereniging en de techneuten.

Deze persoon is het administratieve contact met de provider en de S.I.D.N.

Zorgt dat de penningmeester de rekeningen en declaraties krijgt en voldoet.

Zorgt ervoor dat het bestuur op ELKE bestuursvergaderingen en de leden op ELKE Algemene Leden Vergadering een verslag krijgen van de stand van zaken.

Zorgt voor vermelding / opname van de mailadressen en website URL op alle uitgaande zaken als briefpapier, programmaboekjes, persberichten, advertenties, folder, posters ed. en vermelding bijvoorbeeld in ledenbestand BOOG-Nederland, locale stadsgids en KvK-inschrijving

WebMaster - een techneut met ICT kennis en kunde. Officieel behoort het webmasterschap bij het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de P.R. de Public Relations. Daar worden in principe alle P.R.zaken voor de vereniging / stichting geregeld. Door het fenomeen internet wordt de digitale P.R. nogal eens gescheiden van de papieren P.R.

Verantwoordelijk voor de technische kant van de website en Internet.

Moet beschikken over een snelle PC en snelle Internetverbinding.

Verantwoordelijk voor de structuur, layout, consistentie en design van de site.

Verantwoordelijk voor het regelmatig - maandelijks? - updaten en uploaden van de site.

Verantwoordelijk voor de technische contacten met de provider en de S.I.D.N.

PostMaster - een techneut met ICT kennis en kunde. Officieel behoort het postmasterschap bij de secretaris. Daar komt in principe alle post binnen voor de vereniging/stichting. Door het fenomeen e-mail wordt de binnenkomst van digitale post nogal eens gescheiden van de papieren post.

Verantwoordelijk voor het ontvangen en doorsturen van de e-mails naar de betreffende bestuursleden (secretaris, voorzitter, penningmeester, redactie, webmaster, overige). Wie er wat ontvangt moet het bestuur zelf bepalen en vastleggen

Verantwoordelijk voor het verzenden en doorsturen namens de vereniging, c.q. het bestuur van de vereniging van e-mails en mailings.

Draagt zorg voor virusvrij en betrouwbaar mailverkeer, het archiveren en veiligstellen (periodieke backup) van het mailverkeer.

De Postmaster heeft per definitie inzage in ALLE mail en heeft daarom GEHEIMHOUDINGSPLICHT. Bijvoorkeur is de postmaster daarom tevens ook bestuurslid.

Contentmanager - is meestal tevens de P.R.functionaris op lid van de Commissie P.R. In iedergeval is dit iemand die MIDDEN IN het gezelschap staat, een koorlid of solist bijvoorbeeld. Hoeft geen bestuurslid te zijn.

Zorgt voor een continue stroom digitale informatie in de vorm van teksten, foto's, geluids en videofragmenten.

Is verantwoordelijk voor de CONTENT van de website. Content is het leesvoer, de reden waarom men de site bezoekt: dus leuke en licht leesvoer, fraaie foto's, anekdotes, samenvattingen en achtergrond verhalen voor de uitvoeringen.

Verantwoordelijk voor het Smoelenboek (overzicht alle personen binnen het gezelschap) en controleert de volledigheid regelmatig aan de hand van de ledenlijst.

Verantwoordelijk voor het Gastenboek en/of Forum en de beantwoording daarvan.

Verantwoordlijk voor de huisstijl (naam, logo, keurstelling, lettertype, layout) en de naleving daarvan.

Taakomschrijving tbv HuisHoudelijk Reglement, ingekort

1. De instelling van een commissie wordt, indien dit noodzakelijk of wenselijk wordt geacht, door het bestuur voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering. Bij het voorstel tot instelling van een commissie zal tevens een omschrijving van de taak, de werkwijze en de zittingsperiode van de commissie worden gevoegd. De taak, de werkwijze en de zittingsperiode kan per commissie verschillen.

2. De verantwoordelijkheden die voortvloeien uit de taken van een WebMaster / Postmaster vallen onder het bestuur. Minstens 2 ter zake kundig bestuursleden vormen binnen het bestuur een vaste (interne) commissie die de WebMaster / Postmaster ter zijde staat in de uitoefening van zijn werkzaamheden. De bestuursleden van deze interne commissie worden door het bestuur benoemd.

Het bestuur kan besluiten de WebMaster / Postmaster als regulier bestuurslid voor te dragen aan de ALV. Dit ontheft het bestuur echter niet van de verplichting een interne commissie in te stellen.

Wanneer binnen het bestuur geen ter zake kundige bestuursleden aanwezig zijn, kan het bestuur besluiten personen van buiten het bestuur aan te zoeken als ter zake kundige commissieleden. De benoeming van deze (externe) commissieleden zal dan echter bekrachtigd dienen te worden door de ALV.

Officieel behoort het postmasterschap bij de secretaris. Daar komt in principe alle post binnen voor de vereniging/stichting. Door het fenomeen e-mail wordt de binnenkomst van digitale post nogal eens gescheiden van de papieren post. De taakomschrijving van de postmaster kan dus zowel in het huishoudelijk reglement onder de taken van de secretaris vallen, als dat er een taakomschrijving apart wordt gemaakt voor de postmaster.

De taakomschrijving van de postmaster omvat:

Het ontvangen en doorsturen van de e-mails naar de betreffende bestuursleden (secretaris, voorzitter, penningmeester, redactie, webmaster, overige). Dit moet het bestuur zelf bepalen.

Het verzenden en doorsturen namens de vereniging, c.q. het bestuur van de vereniging van e-mails en mailings.

Het zorgdragen voor virusvrij en betrouwbaar mailverkeer, het archiveren en veiligstellen ( periodieke backup ) van het mailverkeer.

NB: de Postmaster heeft per definitie inzage in ALLE mail en heeft daarom GEHEIMHOUDINGSPLICHT. Bijvoorkeur is de postmaster daarom tevens ook bestuurslid.

Taakomschrijving Webmaster / Postmaster BOOG-ZuidHolland

Tot de taak van de WebMaster/Postmaster behoren:

Beheer, toezicht en verantwoording over alles wat direct of indirect betrekking op het Internet, WebSite, e-mail en interne automatisering.

De uitvoering van alles wat nodig is voor de verwezenlijking van de doelstelling omschreven in artikel 3 der statuten. Een WebSite is in wezen een krachtig PR en communicatie tool !

Het jaarlijks uitbrengen van een verslag over de verrichtingen in het afgelopen jaar aan de algemene ledenvergadering.

Samen met de Voorzitter verantwoordelijk voor de interne communicatie via e-mail zowel binnen BOOG-ZuidHolland als daarbuiten. ( Toos, voorbeeld mijn contact met bijvoorbeeld Fonds 1818 altijd in overleg met jou ! zelfde met contact hogere organen als bestuur BOOG Nederland)

Samen met de Secretaris verantwoordelijk voor Vertrouwelijke informatie op de Site, zoals Vergaderstukken - zowel ALV als Bestuurs - als Agenda en Verslag, Statuten, Huishoudelijk Reglement, Ledenlijst, Persoons- en Financiële gegevens, bijvoorbeeld via een aparte en met password beveiligde Site BOOG-ZuidHolland-Secretariaat.

Samen met de Penningmeester verantwoordelijk voor het tijdig vastleggen van de financiële verantwoording en de begroting voor zover deze betrekking heeft op Internet, WebSite, e-mail en interne automatisering

Het promoten, animeren en ondersteunen van WebMasters en WebSites binnen de aangesloten BOOG gezelschappen doormiddel van

het bezoek aan de gezelschappen op locatie en technische ondersteuning bieden in de vorm van JPG-foto's, MPG-video, MP3-geluidsopnames, VHS-video

het op basis van geïnventariseerde gegevens maken van een opstartsite via CuteSiteBuilder

het via freehosting opstarten van een gratis URL

het FTP-uploaden van de site op deze URL tegen onkostenvergoeding

het laten maken van MIDI-files van herkenningsmelodie

het op CD-ROM branden van bovenstaand tegen onkostenvergoeding

Onder de naam BOOG WEBMASTERS ZUIDHOLLAND komen deze WebMasters bij elkaar zovaak wenselijk, eventueel aangevuld met BOOG WebMasters van buiten de Regio, of aangevuld met specialisten

Verantwoordelijke voor naleving van de Wet Persoons Registratie, het opstellen en naleven van het Privacy Reglement, Copyright, en Disclaimer

Het promoten, animeren en ondersteunen van Internet, WebSites en E-mail binnen BOOG Nederland en het streven naar een landelijke werkgroep BOOG WEBMASTERS NEDERLAND gevormd door de WebMasters van de 8 districten en uiteindelijk alle 150 BOOG-gezelschappen, onder voorzitterschap van de WebMaster van BOOG Nederland.